この記事の概要
- 共有をきっかけにコミュニケーションが活性化し、結果として組織を強くすることにつながります。
- 情報共有により知識が標準化され、安定した成果を出すことができます。
- 情報の成熟度に関わらず、情報を共有することそのものを積極的に実践することをおすすめします。
情報共有の目的は組織を強くすること
情報共有の目的は、個々が成長し、組織として強くなることです。
積極的にナレッジの共有や業務の効率化がされることにより、チームの生産性を向上することができます。
そもそも情報共有とは、情報の蓄積、情報の発信・情報の活用の3つの行為を意味します。この3つを実践できていれば、情報共有ができている状態だと言えるでしょう。
それらを行うことでどのようなメリットがあるのか、3つご紹介します。
チームやメンバーの理解につながる
情報共有により誰が何をやっているのか把握できることで、自分が所属する部署だけでなく、他部署や会社全体の動きを知ることができます。
例えば、困ったことがあったり協力を求めたりする際に、自らどこに相談しに行けばいいか判断できるようになります。
情報共有によって各々の理解が深まり、様々なことについて共有認識が生まれれば、組織の一体感が向上します。
さらに、それぞれが得た情報を元に自ら行動を起こせる人が増え、組織の成長スピードが加速します。
議論が発展し、新たなアイディアが得られる
公開した情報を読んだ他のメンバーからリアクションがあれば、そこから議論が発展することもあります。
積極的に情報をオープンにすることで、自分では思いつかなかったアイディアや視点を得られ、記事の内容の精度が高まります。
多角的に検討することで、ひとりのアイディアをより良いものにすることができます。
再現性のある強いチームになる
メンバーそれぞれが持つナレッジや、組織にある暗黙知を共有することで、再現性のある組織を作ることができます。
各々の知識やスキルの偏りを減らすことができれば、全体的に仕事の水準が上がり、安定して成果を出せるチームになります。
チームメンバーが入れ替わってもノウハウは残り続けるため、蓄積された情報は組織にとって資産だと言えるでしょう。
また、記事の活用はレクチャーや指導の時間を短縮を叶え、業務の効率化ができるでしょう。
情報共有を行う上で大切な3つの考え方
情報共有を行う際に以下の3つのことを意識すると、情報共有の効果を最大化することができるでしょう。
- 完成させることよりも速く共有することに重きをおく
- 情報はなるべくオープンな場で共有する
- 記事公開の意図や記載事項に至るまでのプロセスも共有する
完成させることよりも速く共有することに重きをおく
展開したい共有を完璧に記載することよりも、早く共有することを心掛けましょう。
どんな情報であれ、時間が経てば古くなります。情報は常に更新されるべきものです。
記事を完成させることに注力している間に情報の価値が下がることもあります。
不完全でも構わないので積極的に公開しましょう。
また、古い情報を参照することは、自分やチームのミスに繋がる可能性があります。
そのため、都度記事を更新し、記載されている情報が最新であるようにしましょう。
他の誰かが更新するのを待つのではなく、自ら進んで更新する姿勢が大切です。
情報はなるべくオープンな場で共有する
情報はなるべくオープンな場で共有するようにしましょう。
毎回限定的に情報を展開すると伝言ゲームのようになり認識のずれや情報の非対称性が生まれてしまいます。さらに、情報格差があるとメンバーが自立して業務を遂行できないなど、生産性を下げてしまう原因にもなります。情報に接する人が増えれば、自ら考え行動できる人を増やすことができるでしょう。
また、先述の通り、情報をオープンにすると、より多角的な視点を得られる機会が増えます。議論を発展させることもできます。
ただし、役職者間のみで把握したい情報など機密情報にあたるものは、グループ機能を使って公開範囲を設定しましょう。
参考：グループ機能を活用して情報を整理する方法と利用例
記事公開の意図や記載事項に至るまでのプロセスも共有する
共有された記事を読んだものの、なぜその考えに至ったのかわからないという経験をしたことがある人もいるでしょう。
共有を受けた人が意思決定の意図や背景を理解できないと、情報に対する当事者意識が薄くなったり、納得感が得られなかったりします。
メンバーの間に一体感を醸成したいのであれば、確定事項だけでなく確定するまでのプロセスもわかるように共有することが重要です。そのためには、どんな時もログを残すように心がけましょう。
また、他の人の思考プロセスの見える化が誰かの成長につながる可能性もあります。日頃から他の人の考え方に触れられることで、チームとしての再現性を高めることができるかもしれません。
Qiita Teamの活用方法
Qiita Teamはどんなシーンにおいてもご活用いただけます。
Qiita Teamは記事として情報を残すことができるので、チャットのように伝えたいことが流れてしまうことはありません。
特に、下記のような場合にQiita Teamを使うと情報の共有・キャッチアップがスムーズになるでしょう。
共有をしたいとき
①議事録
社内の会議や取引先との商談内容など、アジェンダと併せて議事録を残すことで、その場にいなかった人も状況を理解することができます。
担当者が変わったとしても、組織にこれまでの記録を残すことができます。
②ルールやマニュアル
ルールやマニュアルを明文化しておくことは組織全体の生産性を上げることに繋がります。
対応方法がわからないときや新しいメンバーが入ってきたときなど、誰かの時間を使って説明する時間を省くことができます。
ただし、ルールやマニュアルがアップデートされた時には記事の更新をすることを忘れないでください。
③決定事項のアナウンス
決定事項のアナウンスにおいても、Qiita Teamの活用がおすすめです。
情報を整理して伝えることで、伝え漏れや忘れられるということを減らすことができます。
また、休んでいる人がいたとしても、記事を読むよう伝えるだけで共有が済み、共有のために使う時間を短縮することが可能です。
コミュニケーションしたいとき
他の人へ確認依頼するときや意思表示をしたいとき、メンションを利用して記事にコメントを残したりリアクションすることができます。
どのような程度でも、自分の意見や気持ちを相手に伝えることで、相互理解を深めることができます。
未確定事項を書きとめておきたいとき
後でアイディアをまとめておこうと思っていたら忘れてしまったということは、誰しも経験したことがあるでしょう。些細なことでもQiita Teamに残しておけば、後からアイディアを膨らますときに役立てることができます。
最初は数行のアイディアだったとしても、記事を更新したりコメントをしたりすることでアイディアを固めていくことができます。
時に、単なるアイディアだったものが即企画書となり、実行に移せることもあります。
積極的に考えをアウトプットすることが、施策の実行など組織や事業を加速するきっかけになるかもしれません。
まとめ
この記事では情報共有の目的と情報共有における考え方を共有しました。
この記事を参考に、Qiita Teamで積極的な発信を実践してみてください。
Qiita Teamは引き続き、「情報をオープンにすることで、コミュニケーションを生み出し、会社を強くする」をコンセプトに、皆様に情報共有のプラットフォームを提供してまいります。
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