会社に勤務していれば議事録をとらなければいけない場面が多々あります。
議事録は基本的に全ての情報を書くのではなく、重要な伝達事項や決定事項を端的にまとめる必要があります。
ですが、会社や部署ごとに議事録のフォーマットが異なったりすると「議事録を書く際に迷ってしまう」、議事録を読む方も「どこを読めばいいのかわからない」ということが起こりがちです。
そんな時に便利なのが、テンプレートの活用です。
Qiita Teamのテンプレートを活用することで、議事録のフォーマットを会社全体で統一できるようになるので、議事録の書き方に迷ったりといったことが少なくなります。
この記事では、Qiita Teamを活用した議事録作成の手順やヒントをご紹介します。
議事録作成の手順
- 右上の自分のアイコンを選択
- 出てきたプルダウンメニューから議事録を選択
議事録のテンプレートを選択すると、以下の画面に遷移します。
Qiita Teamでは画面左のテキストエリアにMarkdown記法でテキストを入力します。
Markdown記法はリストや見出しの容易な装飾を実現する表現記法です。
議事録が書き終えたら、画面右下の[〇〇〇に投稿]を押下して議事録を投稿します。
議事録を書いてみよう
では、次にQiita Teamの議事録の書き方をご紹介します。
1.日時・場所・参加者
議事録は会議に参加していた人はもちろん、会議に参加していなかった人も見る機会が多いです。ですから「いつ」、「どこで」、「誰が」、「何を」、「なぜ」、「どのように」といった5W1Hを意識したテキストにすることが重要になります。
読む人が、会議の状況を理解しやすいように議事録の冒頭で「日時・場所・参加者」を明示しておくと、わかりやすい議事録を作成できます。
こちらが、議事録で「日時・場所・参加者」を書く際の例です。
- 日時 ：9月20日（水）13:00~14:00
- 場所 ：A社様第５会議室
- 参加者：B社様 佐藤部長、鈴木次長、高橋主任 A社 田中、伊藤
2.アジェンダ
アジェンダには、会議の議題を記載した基本事項を書いた目次のようなものです。
会議の前に簡単に議題を整理して、アジェンダに記入しておくことで効率よく会議を進行することができます。
では、アジェンダの書き方を見ていきましょう。
アジェンダを作成するときに参考にしてみてください。
会議の目的：次回イベントの詳細決定
議題①：イベント企画の決定 15：00～16：00
議題②：ケータリングの決定 16：00～16：30
配布資料：event.pdf
メモ：
アジェンダを作成するときのポイントは、議題を多く詰め込みすぎないことです。会議予定時間内に十分に話し合うことができない数の議題を詰め込むのは避けましょう。
3.決定事項
下記が決定事項の書き方の例になります。
・今までは、定例会議は2ヶ月ごとに行われていたが、より迅速な情報共有の必要がある為、定例会議は毎月実施することになった。
・出席者は、部署リーダーと副リーダー各１名ずつ、計２名は必須参加とする事
・会議の議題に上げたい事項は、３日前までに○○に連絡・及び議題についての資料を提出する
決定事項は上の例のように、必要な情報を書き漏らさないこと、決定に至った経緯もわかりやすいように書くことを意識して書きましょう。
4.共有事項
こちらには、議論がまとまらず、さらに会議を開く必要があるものなどをメモしておきましょう。
まとめ
Qiita Teamのテンプレート機能を活用することで、以下のようなメリットがあります。
- 書き手はフォーマットが決まっているので、議事録を作成時間を節約できる
- 書き手はムダな情報共有をすることがなくなる
- 読み手も毎回フォーマットが同じなので、読みたいところだけ読める
Qiita Teamは無料で始められるのでぜひ、議事録の作成を効率化しましょう。